Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động ban hành Quyết định hành chính nhà nước
9:29' 10/8/2010
Ban hành quyết định hành chính nhà nước là công việc thường xuyên, hàng ngày của các cơ quan hành chính nhà nước, là một trong những hoạt động bên trong của cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

Quyết định hành chính chúng tôi đề cập trong bài viết này là những quyết định do cơ quan hành chính nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành, nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Quyết định hành chính cá biệt (không mang tính quy phạm) được áp dụng một lần, có giá trị đối với từng đối tượng, công việc cụ thể. Đó là những quyết định áp dụng luật, áp dụng các quy định mang tính quy phạm trong các quyết định quy phạm.

Chúng ta hãy xem xét quy trình ban hành một quyết định hành chính.

Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu hay đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân về việc ra quyết định.

Bước 2. Xem xét, đánh giá thực trạng vấn đề và xác định rõ yêu cầu hoặc đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân.

Bước 3. Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập phương án và chọn phương án tốt nhất.

Bước 4. Soạn thảo văn bản.

Bước 5. Trình cấp có thẩm quyền ký duyệt và ban hành theo quy định.

Trên thực tế quy trình ban hành văn bản hành chính còn tuỳ thuộc vào mô hình hoạt động của bộ máy công quyền ở những thời điểm khác nhau. Thông thường chúng được thực hiện theo một quy trình lồng ghép hay kết hợp một số bước với nhau mà vẫn đảm bảo các thủ tục hành chính quy định.

Có thể thấy rõ các bước trong việc ban hành quyết định hành chính đều có mối quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với công tác văn thư, lưu trữ. Bên cạnh những quy định bắt buộc về nghiệp vụ văn thư mà việc ban hành một quyết định hành chính phải tuân thủ thì công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò là các yếu tố khách quan tác động đến chất lượng một quyết định hành chính. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ thể hiện trên một số mặt sau:

1. Một số bước trong quy trình trên liên quan trực tiếp đến công tác văn thư (Bước 1,4,5), dù là do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện hoặc do chuyên viên thực hiện thì vẫn phải tuân thủ các quy định về nghiệp vụ văn thư. Các bước này đã được quy định rất rõ ràng trong các văn bản pháp luật về công tác văn thư như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN – NVTW về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, Thông tư số  55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

 Việc tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định về nghiệp vụ văn thư có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và đối với chất lượng của quyết định hành chính nói riêng. Ví dụ: Điều 13 Nghị định 110 quy định: “Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký…”, bước 1 thực hiện tốt quy định này sẽ đảm bảo được tính khách quan, công bằng trong việc giải quyết các yêu cầu, đề nghị của công dân, tổ chức.

Mặt khác, những quy định về nghiệp vụ văn thư trong việc thực hiện bước 4 và bước 5 có vai trò đảm bảo tính trang trọng, tính nghiêm minh và hiệu lực pháp lý cho một quyết định hành chính nhà nước.

2. Bước 2 và bước 3 là những bước quyết định đến tính chính xác, tính khả thi của một quyết định hành chính.

Đây là giai đoạn trực tiếp thu thập thông tin, nghiên cứu, chuẩn bị quyết định. Giai đoạn này phải bảo đảm tính khoa học, khả thi và tính thống nhất của quyết định. Chất lượng thông tin có ý nghĩa rất lớn đến quyết định. Một quyết định đúng đắn là quyết định trước hết phải có thông tin đầy đủ. Ở giai đoạn này tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng, bởi lẽ:

- Tài liệu lưu trữ là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định, vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm. Vì vậy, công tác lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân.

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành được lưu trữ khoa học (tại lưu trữ hiện hành là phổ biến) sẽ giúp việc nghiên cứu cơ sở pháp lý của quyết định được dễ dàng. Hệ thống văn bản này là cơ sở để đảm bảo một quyết định hành chính được ban hành đúng thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành.

Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau, thẩm định hiệu quả từng phương án và lựa chọn phương án để ra quyết định được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay.

Có thể nói rằng, quyết định hành chính là cầu nối cuối cùng trong mối quan hệ giữa Nhà nước và công dân. Chất lượng quyết định hành chính ảnh hưởng trực tiếp đến các tổ chức và cá nhân trong xã hội, đồng thời là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động hành chính nhà nước. Nâng cao chất lượng quyết định hành chính đồng nghĩa với việc công tác văn thư, lưu trữ phải được quan tâm, đầu tư đúng mức, đặc biệt là công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn xây dựng Nhà nước pháp quyền, nhà nước của dân, do dân và vì dân./.

Ths. Trần Thị Thúy Hiền - Trưởng phòng QLNN về Văn thư- Lưu trữ

 

Ý KIẾN BẠN ĐỌC VỀ BÀI VIẾT NÀY
Họ và tên : *  
Địa chỉ :  
Email : *  
Ý kiến của bạn : *

Mã bảo vệ :

 

TÌM KIẾM BÀI VIẾT
Từ khoá :  Tùy chọn : Tìm theo :
Chuyên mục : Đăng ngày : Đến ngày :
    
GỬI MAIL CHO BẠN BÈ
Xin hãy nhập đầy đủ những thông tin ở form sau.
Người gửi :
Email người gửi :
Người nhận :
Email người nhận :
Nội dung :