Thực trạng và một số giải pháp công tác văn thư lưu trữ tỉnh Nam Định
9:6' 23/7/2012
Trưởng thành cùng với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước, công tác văn thư, lưu trữ nước ta nói chung và tỉnh Nam Định nói riêng đã có những bước tiến vững chắc, đạt được một số thành quả đáng khích lệ. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay và trong thời gian tới, công tác lưu trữ tỉnh Nam Định còn gặp rất nhiều khó khăn, cần có giải pháp để nhanh chóng khắc phục.

Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập ngày 10/12/2010 theo Quyết định 2694/2010/QĐ-UBND của UBND tỉnh Nam Định là cơ quan vừa thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ vừa thực hiện chức năng của một đơn vị sự nghiệp. Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện đang bảo quản và phục vụ độc giả khai thác gần 400 mét giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu các phông UBND tỉnh Nam Định giai đoạn 1945 – 1965, UBND tỉnh Nam Hà giai đoạn 1965 – 1975, UBND tỉnh Hà Nam Ninh giai đoạn 1976 – 1991, UBND tỉnh Nam Hà giai đoạn 1992 – 1997, UBND tỉnh Nam Định từ 1998 đến hết năm 2003 và tài liệu thi đua khen thưởng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, kháng chiến chống Mỹ; và một số ít tài liệu của các phông khác: Sở Giao thông vận tải, Khách sạn Giao tế, Nhà khách UBND tỉnh, Công ty cá biển Ninh Cơ, Công ty Giấy nhựa, Công ty Thuỷ tinh.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, nhìn lại toàn diện công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Nam Định mới thấy chúng ta đang gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Những khó khăn này đang hạn chế sự phát triển của lưu trữ tỉnh nhà, là nguyên nhân chính ảnh hưởng đến nguồn tài liệu, hồ sơ quý giá là tài sản của cơ quan, nhà nước đang cần phải giữ gìn, bảo quản. Khó khăn đầu tiên cần sự quan tâm đặc biệt đó là nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị các cấp, các ngành; tại một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức đang hàng ngày sản sinh ra một khối lượng rất lớn tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực. Phần lớn các cơ quan chưa xây dựng được bản quy chế về công tác văn thư lưu trữ. Cũng chỉ có rất ít cơ quan, đơn vị ban hành được Danh mục hồ sơ cũng như có chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ lưu trữ. Công tác lưu trữ chưa có được một chỗ đứng xứng đáng, chưa được quan tâm như một hoạt động khoa học thực sự nên sự đầu tư của các cấp, các ngành cho lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn hạn chế.
Công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ ở tỉnh Nam Định hiện nay việc ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ vẫn chưa đầy đủ. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ còn nhiều điều chưa được giải quyết. Nguyên nhân là do kinh phí đào tạo còn hạn chế, lớp bồi dưỡng không được tổ chức thường xuyên, số lượng cán bộ quá đông mà lớp chỉ được tổ chức trong thời gian ngắn nên không thể truyền tải được hết kiến thức và kỹ năng cần thiết về nghiệp vụ lưu trữ.
Có một thực tế nữa là tỉnh ta hiện nay đang gặp khó khăn về phía đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. Tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tính đến năm 2011 mới chỉ được bố trí 27 cán bộ lưu trữ, trong đó số cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ chỉ có 19 người. Ngoài Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh được biên chế 15 cán bộ, công chức, viên chức; còn lại tại các Sở, ban ngành, các huyện, thành phố đều chỉ được bố trí một đến hai cán bộ văn thư lưu trữ; trong đó bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ chuyên trách chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ, phần lớn là cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Lực lượng đã mỏng, lại chưa được đào tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nên đội ngũ cán bộ lưu trữ chưa thể theo kịp những yêu cầu mà công tác lưu trữ hiện hành đặt ra, chưa nắm vững nhiệm vụ nên không tham mưu được cho lãnh đạo trong công tác lưu trữ tại đơn vị mình. Thực trạng nói trên đã đặt ra câu hỏi về chế độ đãi ngộ đối với những cán bộ ngành lưu trữ - một công việc “âm thầm, lặng lẽ”, đòi hỏi sự kiên trì, cẩn thận, tỉ mỉ nhưng chưa nhận được nhiều sự quan tâm, chia sẻ.
Nguồn nhân lực đã thiếu lại yếu, còn cơ sở vật chất trang bị cho công tác lưu trữ cũng thực sự là một mối lo đáng quan tâm. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, diện tích sàn kho lưu trữ 180m2 được trang bị giá kệ, cặp hộp đúng quy định. Tuy nhiên với diện tích sàn như vậy chỉ đủ bảo quản chưa đến 1000 mét giá, không thể thực hiện việc bảo quản tài liệu nếu thu thập đủ tài liệu từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Hơn nữa địa điểm kho lưu trữ nằm sâu trong khuôn viên của UBND tỉnh nên việc khai thác còn nhiều hạn chế, đặc biệt các độc giả là nhân dân đến khai thác. Diện tích cho các kho lưu trữ hiện hành tại các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh thì diện tích dành cho kho lưu trữ còn quá hạn hẹp. Phòng kho lưu trữ tài liệu tại các huyện, thành phố diện tích chỉ từ 15m2 đến 50m2 (Thành phố: 17m2, Mỹ Lộc, Giao Thuỷ: 15m2, Hải Hậu: 30m2, Trực Ninh: 45m2, Ý Yên: 50m2), chỉ đủ diện tích lưu trữ một phần tài liệu của Văn phòng UBND. Thực tế là tài liệu đang được lưu giữ ở mọi nơi có thể như bao tải, hòm tôn, nóc tủ, gầm cầu thang, hành lang, nhà kho bụi bặm, mối, mốc…Và hệ quả là hiện nay tỉnh ta đang tồn tại một khối lượng tài liệu tích đống khổng lồ từ nhiều chục năm còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh nhưng cũng chưa có biện pháp để khắc phục. Tính đến năm 2011, tài liệu hành chính của tỉnh đưa vào lưu trữ khoảng 1842 mét, trong đó chỉ có 541 mét tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
Khó khăn này phần lớn do nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức tại chính các cơ quan, đơn vị trong tỉnh chưa ý thức được việc lập hồ sơ công việc cũng là một nhiệm vụ của bản thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan, nhà nước luôn cần phải lưu trữ cẩn thận và hàng năm cũng chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Thật dễ nhận thấy là tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ chuyên môn rất ít được lập hồ sơ, tài liệu của người nào người đó tự cất giữ, tra tìm. Tại rất nhiều cơ quan khi cán bộ nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển công tác thì cũng không có ai chịu trách nhiệm về những tài liệu bị thất lạc, mất mát. Thực trạng nói trên đã gây nhiều khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ lịch sử cũng như việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác chuyên môn. Từ những khó khăn kể trên mới thấy việc chấn chỉnh công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh đang được đặt ra như một vấn đề cấp bách đối với các cấp, các ngành. Giải pháp trọng tâm trong thời gian tới tập trung vào một số điểm quan trọng sau:
Một là công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ, điển hình là Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ; Bên cạnh đó Sở Nội vụ tham mưu với UBND tỉnh ban hành bản quy chế mẫu công tác văn thư lưu trữ cơ quan làm sao phù hợp với việc thực hiện Luật Lưu trữ để các cơ quan đơn vị, tổ chức căn cứ và ban hành được bản quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan đơn vị mình. Có như vậy công tác lưu trữ mới thực sự vận hành như là một hoạt động khoa học có ý nghĩa đối với mọi mặt của đời sống.
Hai là trong thời gian tới đây, để góp phần giải quyết những khó khăn còn vướng mắc trong công tác lưu trữ, tỉnh ta cần tăng cường năng lực cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cũng như cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị dựa trên hai yếu tố quan trọng. Đó là: kiện toàn tổ chức văn thư lưu trữ, bố trí đầy đủ cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và từng bước trang bị cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tối thiểu là phòng kho, hộp cặp và giá kệ đựng tài liệu. Cán bộ lưu trữ chuyên trách tại mỗi đơn vị sẽ là người thu thập tài liệu hàng năm để đưa vào lưu trữ hiện hành, đồng thời cũng là người có đủ trình độ chuyên môn để có thể tham mưu cho lãnh đạo đường lối để giải quyết khối tài liệu còn tích đống tại cơ quan.
Ba là các cấp các ngành, các cơ quan đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ bao gồm: cơ sở vật chất cho lưu trữ lịch sử và cơ sở vật chất cho lưu trữ hiện hành. UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được tiến hành thuận lợi; Các cơ quan đơn vị bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; Dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; Ngoài ra việc giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm rất có ý nghĩa đối với ngành lưu trữ. Sự quan tâm, động viên về tinh thần và nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ. Nhiệm vụ cấp thiết đang đặt ra đối với công tác lưu trữ tỉnh ta đó là sớm xây dựng và thông qua Đề án về Chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống. Đây chính là bước tháo gỡ rất quan trọng cho những hạn chế mà công tác lưu trữ tỉnh Nam Định chưa khắc phục được trong suốt thời gian qua.
Bốn là từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức viên chức trong tỉnh. Năm 2011 Chi cục Văn thư lưu trữ thực hiện và bảo vệ thành công dự án “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm lưu trữ tỉnh”. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại các đơn vị còn cần sự quan tâm đồng bộ từ nhiều phía đặc biệt là lãnh đạo các cơ quan đơn vị.
Ngoài các biện pháp trên cơ quan quản lý về công tác lưu trữ và lãnh đạo các đơn vị còn cần tăng cường kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về lưu trữ để công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cần được tổ chức thường xuyên hơn; đồng thời phối hợp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trong tỉnh. Cần đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các cơ quan, đơn vị. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng tại các cơ quan, đơn vị hàng năm cũng là một biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống.
Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII – kỳ họp thứ 2 thông qua sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ. Triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, đưa công tác lưu trữ tỉnh Nam Định phát triển trở thành một hoạt động khoa học quan trọng không thể thiếu tại bất kỳ cơ quan, đơn vị nào là nhiệm vụ chung của các cấp, các ngành. Thực hiện nhiệm vụ này rất cần sự đồng thuận, chia sẻ kịp thời từ phía các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh để công tác lưu trữ tỉnh ta ngày càng có vị trí xứng đáng và phát huy được tầm quan trọng vốn có – lưu trữ những “giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” như lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh./. Trần Thị Thu Hương - Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
TÌM KIẾM BÀI VIẾT
Từ khoá :  Tùy chọn : Tìm theo :
Chuyên mục : Đăng ngày : Đến ngày :
    
GỬI MAIL CHO BẠN BÈ
Xin hãy nhập đầy đủ những thông tin ở form sau.
Người gửi :
Email người gửi :
Người nhận :
Email người nhận :
Nội dung :