Theo đó, để đảm bảo quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tránh mất mát, hư hỏng khi thực hiện sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, cấp huyện; Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về bàn giao, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ có những nội dung đáng chú ý sau:

Về yêu cầu việc bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ tài liệu khi chia, tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức

- Hồ sơ, tài liệu phải được bàn giao đầy đủ, nguyên trạng, không để xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏng trong quá trình bàn giao; đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức mới được tiếp nối liên tục, không gián đoạn; làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý tài liệu, hồ sơ, người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận. Cơ quan, tổ chức mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận tài liệu, hồ sơ giữa đơn vị cơ quan, tổ chức cũ và cơ quan, tổ chức mới hình thành sau sắp xếp. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải kịp thời, có sự tham gia đầy đủ của cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức bàn giao và tiếp nhận.

- Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong việc bàn giao và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan; chỉ đạo, việc lập hồ sơ, kiểm kê, thống kê hồ sơ, tài liệu được giao nộp và thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới trong trường hợp chia tách, sáp nhập.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được bàn giao; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức. Thực hiện việc bỏ niêm phong tài liệu để thực hiện nhiệm vụ sau khi cơ quan mới ổn định tổ chức.

Người đứng đầu bộ phận hành chính: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu đối với cơ quan, tổ chức. Tham mưu tổ chức tiếp nhận hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị được thành lập mới.

Cá nhân bàn giao hồ sơ, tài liệu: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định. Cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bàn giao những hồ sơ, tài liệu đã được niêm phong cho người có trách nhiệm. Cá nhân trong cơ quan, tổ chức trước khi chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho cơ quan cũ.

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ và mới đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan mới. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm.

Về nội dung, nhiệm vụ bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ tài liệu

- Hồ sơ, tài liệu giấy:

Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức diện sắp xếp phải có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, kiểm kê, phân loại, thống kê thành Mục lục, niêm phong tài liệu, nộp tài liệu cho người có trách nhiệm tại cơ quan, tổ chức cũ để bàn giao cho đơn vị mới thành lập.

Hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành: cơ quan cũ có trách nhiệm thống kê, lập Danh mục hồ sơ, tài liệu (các lĩnh vực của đơn vị quản lý từ thời điểm có hồ sơ, tài liệu đến thời điểm sáp nhập), bàn giao nguyên trạng cho cơ quan mới (có biên bản bàn giao theo Phụ lục V của Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cơ quan mới có trách nhiệm quản lý, giải niêm phong và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu đã được tiếp nhận theo quy định.

Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: cơ quan cũ có trách nhiệm lập Danh mục các hồ sơ đang giải quyết, bàn giao nguyên trạng hồ sơ về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp (có biên bản bàn giao theo Phụ lục V của Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử: được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn giao nộp (nếu đủ điều kiện).

Thủ tục bàn giao tài liệu: khi bàn giao tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu bàn giao” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân bàn giao tài liệu và người có trách nhiệm nhận bàn giao tại cơ quan mới mỗi loại 01 bản.

- Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

Hồ sơ chưa giải quyết xong: cán bộ, công chức, viên chức bàn giao lại cho cơ quan, đơn vị đang công tác để thực hiện bàn giao.

Hồ sơ đã giải quyết xong: cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan thuộc diện sắp xếp có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống. Cơ quan, tổ chức thuộc diện sắp xếp có trách nhiệm bàn giao hồ sơ điện tử đã lưu trên Hệ thống cho cơ quan, đơn vị mới sau khi sắp xếp tiếp nhận, quản lý theo quy định.

Đơn vị cung cấp phần mềm: chuyển dữ liệu điện tử của cơ quan, tổ chức cũ về cơ quan, tổ chức mới đảm bảo an toàn, thống nhất, toàn vẹn theo quy định pháp luật.

Thời gian thực hiện bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ tài liệu: ngày có quyết định kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy.

Các đơn vị, các nhân liên quan chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc liên hệ (Phòng Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ) để được hướng dẫn.

Sở Nội vụ giới thiệu toàn văn công văn số 229/SNV-VTLT tại đây./.