Quy định các chỉ tiêu chủ yếu của giai đoạn 2019 - 2020, Nghị quyết số 17/NQ-CP đã xác định: “100% phần mềm quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương được kết nối, liên thông qua trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; 90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử; tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý công việc có nội dung mật)”. Như vậy, số lượng hồ sơ tài liệu điện tử (TLĐT) hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp ngày càng nhiều và cần được quản lý một cách khoa học và phù hợp với thực tiễn.

Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đến công tác văn thư, lưu trữ

Văn bản, tài liệu là sản phẩm chính trong hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ (VTLT). Những thay đổi trong hoạt động quản lý nhà nước theo hướng phù hợp với CMCN 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi của công tác VTLT; thay đổi từ đối tượng đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ và năng lực của nhân sự làm công tác này.

Đối tượng quản lý của công tác VTLT không chỉ là văn bản, tài liệu giấy mà còn có văn bản, tài liệu điện tử, phần mềm, công cụ hiện đại hỗ trợ. Người làm công tác VTLT không chỉ cần có nghiệp vụ VTLT mà còn có hiểu biết nhất định về công nghệ thông tin để đáp ứng được yêu cầu do chính công việc này đặt ra. Làm tốt điều này chính là góp phần thúc đẩy quá trình xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số.

Trong môi trường truyền thống, thông tin chủ yếu được ghi chép, truyền đạt bằng văn bản, tài liệu giấy. Trong cuộc CMCN 4.0, thông tin được mã hóa trên các phương tiện điện tử. Hiện nay, tại các cơ quan, tổ chức, văn bản tài liệu giấy và văn bản, TLĐT cùng tồn tại và có thể chuyển đổi cho nhau, có thể tạo lập văn bản điện tử từ văn bản giấy và ngược lại. Nhiều khi để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, một văn bản, tài liệu ngay từ khi hình thành đã tồn tại cả ở dạng giấy và điện tử. Như vậy, để ứng dụng những thành tựu của CMCN 4.0 trong quản lý lưu trữ tài liệu thì chắc chắn việc số hóa tài liệu là xu hướng chung và là nhiệm vụ ưu tiên của các cơ quan lưu trữ.

Nhiều dạng thức tài liệu lưu trữ (TLLT) mới sẽ hình thành, đòi hỏi sự nghiên cứu của các nhà lưu trữ về phương pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu sẽ phải thay đổi cho phù hợp trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu chung về nghiệp vụ.

Mặt khác, với sự hỗ trợ của các sản phẩm, thành tựu từ cuộc CMCN 4.0, nhiều khâu nghiệp vụ lưu trữ sẽ được công nghệ hỗ trợ. Trí tuệ nhân tạo, phần mềm thông minh… sẽ giúp các nhà lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu một cách tự động và nhanh chóng. Có thể TLLT điện tử sẽ được tự động thu thập, xử lý và bảo quản để sẵn sàng phục vụ khai thác, sử dụng theo các chuẩn và quy định của cơ quan lưu trữ.

TLLT được hình thành thông qua phương thức ghi chép, chuyển giao và lưu trữ thông tin cơ bản nhất của các cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh CMCN 4.0, bản chất của TLLT vẫn như thế. Tuy nhiên, nhu cầu tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin từ TLLT sẽ gia tăng. Các TLLT không chỉ đóng vai trò là “bộ nhớ” của quốc gia, dân tộc mà còn là tài nguyên thông tin chung của nhân loại, là một bộ phận cấu thành nền tảng của xã hội thông tin. Nhu cầu chia sẻ thông tin TLLT trong CMCN 4.0 sẽ không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Quy mô, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng TLLT không chỉ trong phạm vi quốc gia mà sẽ là toàn cầu.

Trong CMCN 4.0, vấn đề bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin TLLT không chỉ đối với tài liệu truyền thống mà còn đối với tài liệu điện tử. Việc bảo quản TLĐT, bao gồm: bảo vệ sự toàn vẹn, tin cậy của tài liệu; bảo vệ thông tin trong quá trình truyền thông tin qua mạng; bảo vệ hệ thống máy tính, mạng máy tính, máy chủ khỏi sự xâm nhập, phá hoại.

Các thông tin trong văn bản, TLĐT khi trao đổi trên mạng thường sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị mất an toàn, như: bị truy cập bất hợp pháp, trộm cắp thông tin, sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những đối tượng không được phép. Nguy hiểm hơn là khi văn bản, tài liệu bị thay đổi nội dung trước khi chuyển đến cho người nhận. Việc đánh cắp thông tin trong văn bản, TLĐT dễ xảy ra và khó phát hiện hơn nhiều do tính chất vô hình, dễ nhân bản và dễ hủy bỏ. Bằng cách sử dụng các công nghệ, kỹ thuật đơn giản như bắt gói tin trên đường truyền, thâm nhập trực tiếp vào máy tính chứa các dữ liệu, văn bản quan trọng; những cá nhân có mục đích xấu có thể dễ dàng lấy được các văn bản, tài liệu này.

Việc lấy cắp, truy cập lại càng dễ dàng hơn nếu những cá nhân có mục đích xấu này lại là những người có hiểu biết về công nghệ thông tin hoặc là những người quản trị hệ thống thông tin trong cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, thông qua mạng internet, các tội phạm công nghệ có thể truy cập vào các máy tính trong cơ quan, tổ chức để lấy trộm các dữ liệu quan trong như mật khẩu, thẻ tín dụng, tài liệu… hoặc đơn giản chỉ là phá hoại, gây trục trặc hệ thống, phải tốn nhiều chi phí để khôi phục lại tình trạng hoạt động bình thường.

Những hạn chế, bất cập trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ trước bối cảnh phát triển cách mạng công nghiệp 4.0

Ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Đây là văn bản quy phạm pháp luật của người đứng đầu cơ quan hành pháp ban hành quy định cụ thể về việc gửi, nhận văn bản điện tử thay thế văn bản truyền thống. Cơ sở pháp lý này là quy định mang tính quy phạm pháp luật đầu tiên mở ra thời kỳ mà nền hành chính nhà nước, hành chính quốc gia thực hiện ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản điện tử trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước. Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng chính phủ điện tử, nền kinh tế số, xã hội số ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Tuy nhiên, thực tế, hệ thống văn bản pháp lý về lĩnh vực lưu trữ vẫn còn thiếu và chưa đáp ứng, chưa thống nhất với hệ thống văn bản pháp lý của ngành, lĩnh vực liên quan như giao dịch điện tử, an toàn, an ninh thông tin mạng. Đặc biệt là văn bản pháp lý về quản lý TLLT điện tử và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử ở Việt Nam còn thiếu. Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về TLĐT, tuy nhiên chưa tạo cơ sở pháp lý đầy đủ về quản lý TLĐT, như: khoản 1 giải thích khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Khoản 2 quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Khoản 3 quy định: “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”. Nội dung này chưa làm rõ là những tài liệu nào được thay thế và tài liệu nào không được thay thế. Khoản 4 – 5 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT, song trên thực tế, với sự hình thành của TLĐT đang có sự tham gia tích cực của doanh nghiệp với vai trò cung cấp phần mềm, hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu cho hệ thống quản lý TLĐT của các cơ quan, tổ chức. Do vậy, toàn bộ dữ liệu hồ sơ, TLĐT đã và đang được quản lý bởi các doanh nghiệp công nghệ nhưng thực tế Luật Lưu trữ năm 2011 chưa có quy định về vấn đề này.

Căn cứ Điều 13 Luật Lưu trữ quy định về khung pháp lý làm cơ sở cho việc ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/ 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Các hoạt động nghiệp vụ đối với TLLT điện tử, như: xác định giá trị tài liệu, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, thu thập, tiêu hủy, bảo quản, sử dụng TLLT điện tử, bảo đảm an toàn và bảo mật TLLT điện tử được quy định tại Nghị định này. Tuy nhiên, để đáp ứng xu hướng của sự phát triển khoa học – công nghệ cũng như sự hình thành và phát triển của TLĐT trong giai đoạn hiện nay thì cần có quy định về thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử qua hệ thống (kết nối liên thông từ giai đoạn văn thư); quy định về việc khai thác TLLT điện tử như thủ tục, kinh phí và thẩm quyền cho khai thác; quy định về hệ thống lưu trữ TLĐT.

Một số khuyến nghị đổi mới công tác văn thư, lưu trữ

Việt Nam đang trong giai đoạn đầu ứng dụng những thành tựu của CMCN 4.0, những tác động của nó đối với công tác văn thư, lưu trữ ngày càng rõ nét. Những quan hệ phát sinh, phát triển trong thực tiễn quản lý TLĐT đã và đang hình thành. Quản lý tài liệu điện tử xuất hiện nhiều vấn đề mới, có những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ chuyên sâu, cần có các quy định của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Cụ thể:

* Thứ nhất, đối với công tác văn thư.

Cần chuẩn hóa và nâng cao hàm lượng trí tuệ trong việc xây dựng quy trình hoàn chỉnh và ban hành văn bản (ký - đăng ký quản lý - chuyển giao - phát hành) trong môi trường mạng, góp phần đơn giản hóa thao tác của người thực hiện nhiệm vụ (từ chuyên viên - nhân viên văn thư - người có thẩm quyền phê duyệt và ký văn bản).

Xây dựng chương trình phần mềm lập hồ sơ điện tử có chế độ chọn mã hồ sơ và ký hiệu hồ sơ theo công thức định sẵn. Trong phần này, nên tập trung thiết lập mẫu (hóa) công thức của mã hồ sơ và ký hiệu hồ sơ cho người sử dụng. Riêng với mã hồ sơ (giấy/hỗn hợp hay điện tử) nên khai thác tối đa công năng của mã số mã vạch, tránh nhập thủ công từ khâu xác lập - quản lý - tra tìm để hạn chế thao tác thủ công và không thể chính xác tuyệt đối.

* Thứ hai, đối với công tác lưu trữ.

Khai thác hiệu quả thế mạnh của công nghệ - thông tin để xây dựng, sử dụng dữ liệu Big Data từ nguồn cơ sở dữ liệu sản sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngay từ khâu văn thư đến lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Tận dụng tài liệu số hóa phục vụ khai thác sử dụng và phát huy giá trị tài liệu trên môi trường điện tử.

Cần phải bổ sung vào văn bản quy phạm pháp luật (Luật Lưu trữ) quy định đầy đủ mang tính nguyên tắc, tập trung vào các khía cạnh, như: quy định nội hàm khái niệm TLLT điện tử; hình thức, cách thức bảo đảm tính xác thực của TLLT điện tử; nguyên tắc giao nộp TLLT điện tử vào lưu trữ; yêu cầu bảo toàn thông tin TLLT điện tử; yêu cầu bảo quản TLLT điện tử; cách thức, trình tự, thủ tục khai thác sử dụng TLLT điện tử; việc tham gia của các doanh nghiệp công nghệ để vận hành, sử dụng hiệu quả hệ thống quản lý TLĐT, quy định về điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp công nghệ khi cung cấp hệ thống quản lý TLĐT và các chế tài xử lý đối với doanh nghiệp khi để xảy ra sai phạm trong việc quản lý, vận hành hệ thống.

Để thực hiện Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/ 4/2020, vấn đề quản lý dữ liệu, TLLT điện tử bảo đảm khả năng sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu cũng cần được quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ cần làm rõ:

(1) Cách hiểu về bản gốc, bản chính, bản sao như thế nào cho hợp lý khi có sự chuyển đổi hoặc tồn tại song song văn bản, tài liệu giấy và văn bản, TLĐT. Cách thức bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu giấy chuyển sang văn bản, TLĐT. Cách thức lưu trữ đối với văn bản, tài liệu giấy và văn bản điện tử. Cách thức quản lý, quản trị và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử, tập trung hay phân tán, trực tuyến hay tuyến tính hay ngoại tuyến…

(2) Về việc số hóa tài liệu tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; về việc quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu, TLLT điện tử đáp ứng yêu cầu về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của các cơ quan nhà nước. Đặc biệt là quy định chia sẻ, kết nối thông tin giữa các kho lưu trữ lịch sử, chưa có quy định của Nhà nước cho phép thành lập cơ quan lưu trữ để tích hợp, chia sẻ, bảo hiểm dữ liệu, TLLT; về hoạt động lưu trữ đối với TLĐT: thu thập tài liệu qua hệ thống, chỉnh lý TLĐT, tổ chức sử dụng TLĐT, bảo quản TLĐT.

(3) Hoàn thiện các quy định về quản lý TLLT tư và quản lý TLLT cấp xã; hoàn thiện quy định của pháp luật về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành; quy định về chế tài xử phạt các hành vi vi phạm trong hoạt động lưu trữ.

(4) Cần tận dụng thế mạnh của CMCN 4.0 trong việc khai thác thế mạnh của mạng internet. Việc tận dụng tài liệu số hóa trong khai thác sử dụng trên không gian mạng đã là một xu thế tất yếu.

(5) Xây dựng công cụ tra tìm vấn tin có cấu trúc (SQL – Structured Query Language) không chỉ theo mục lục hồ sơ với những thông tin từ tiêu đề hồ sơ, số/ký hiệu… mà cả việc sử dụng từ khóa tìm trong nội dung của văn bản trong hồ sơ.

Công tác VTLT là hoạt động thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản (văn bản giấy, văn bản điện tử) nên gắn liền và có tác động tương hỗ với cuộc CMCN 4.0. Sự thay đổi yếu tố công nghệ đã góp phần làm thay đổi chính sách VTLT để đáp ứng nhu cầu của người dùng và quản lý. Vì vậy, cần thiết phải đưa vào văn bản quy phạm pháp luật với những quy định phù hợp với sự phát triển của xã hội, của ngành Lưu trữ đáp ứng cải cách hành chính và chính phủ điện tử và chính phủ số hiện nay.

ThS. Hoàng Văn Thanh

                                                           Trường Đại học Nội vụ Hà Nội