Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, một số cơ quan, tổ chức có ý kiến trao đổi về các quy định trong việc thực hiện: chuyển văn bản điện tử sang văn bản giấy; chuyển văn bản giấy sang văn bản điện tử; nguyên tắc xác định giá trị tài liệu điện tử; nguyên tắc quản lý tài liệu số hóa và tài liệu đã được số hóa; tài liệu có nội dung trùng nhau có cả hai định dạng là giấy và điện tử thì thu thập tài liệu ở định dạng nào ?

Cách thức thực hiện như sau:

      1. Chuyển văn bản điện tử sang văn bản giấy: Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và đính kèm văn bản được in từ văn bản điện tử có chữ ký số. Nội dung của văn bản ban hành ghi rõ văn bản đính kèm được in từ nguồn nào và cơ quan, tổ chức đã thực hiện kiểm tra xác thực chữ ký số bảo đảm theo quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử.

      2. Chuyển văn bản giấy sang văn bản điện tử: Thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

      3. Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa và tài liệu lưu trữ đã được số hóa: Thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011.

      4. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau: Thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

      5. Xác định giá trị tài liệu điện tử: Thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ. 

      Đề nghị các cơ quan, tổ chức nghiên cứu và tổ chức thực hiện bảo đúng với các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý tài liệu điện tử./.

ThS. Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Nguồn: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước