Tại các đơn vị được kiểm tra, hầu hết lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã đánh giá đúng vài trò của công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn mới; đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác văn thư, lưu trữ cơ quan như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, các Quyết định ban hành Quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản về cơ bản các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng quy trình.

Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các cơ quan được thực hiện theo quy định. Văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan có những chuyển biến tích cực, hầu hết các cơ quan, đơn vị đã ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Việc quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Việc xử lý tài liệu tồn đọng đã được quan tâm, một số cơ quan, tổ chức đã dành một phần kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Đa số các cơ quan đã bố trí diện tích phòng kho và trang bị thiết bị như: giá, bìa, hộp, cặp...phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, tổ chức đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để thực hiện gửi, nhận và quản lý văn bản điện tử đảm bảo đúng quy định.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, Đoàn kiểm tra cũng đã chỉ ra những mặt còn tồn tại, hạn chế của các cơ quan, đơn vị đối với hoạt động văn thư, lưu trữ như:  hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa thực hiện đúng quy định tại Nghị 30/2020/NĐ-CP; một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện đăng ký, quản lý văn bản trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan chưa thực hiện đầy đủ; Kho lưu trữ bố trí chật hẹp, chưa đảm bảo công tác bảo quản an toàn tài liệu.

Tại các buổi làm việc, ngoài việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, Đoàn kiểm tra cũng đã kiến nghị các cơ quan, đơn vị khắc phục những tồn tại, hạn chế, tiếp tục quan tâm chỉ đạo hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ. Tập trung quán triệt thực hiện tốt Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư. Quan tâm bố trí kinh phí xử lý dứt điểm tài liệu tồn đọng theo Chỉ thị số 35/CT-TTG ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thực hiện  phụ cấp độc hại cho người làm lưu trữ, kể cả kiêm nhiệm./.

                                 Hình ảnh buổi kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Nguồn: Phòng Quản lý - Chi cục Văn thư - Lưu trữ