Để thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến năm 2025, mỗi công chức, viên chức và người lao động cần có trách nhiệm thực hiện (1) những nhiệm vụ sau đây:

1. Hiểu đúng và rõ mục tiêu của Chính phủ điện tử

Chính phủ điện tử là hình thức chính phủ (và các cơ quan chính quyền địa phương) ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả điều hành nhà nước của Chính phủ, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân tham gia vào các hoạt động của Chính phủ và các dịch vụ công được cung cấp bởi Chính phủ, tăng cường sự công khai minh bạch và tiết kiệm chi phí. Chính phủ điện tử sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, phương thức làm việc mới, cung cấp dịch vụ cho người dân và nâng cao được năng lực quản lý điều hành đất nước.

Chính phủ điện tử đã và đang tác động trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ. Từ việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng văn bản giấy để ghi lại, truyền đạt và trao đổi thông tin chuyển sang hình thức ghi tin, truyền đạt và trao đổi thông tin điện tử. Bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng chuyển đổi từ định dạng giấy sang định dạng điện tử. Nhiệm vụ đặt ra với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là chủ động xây dựng văn thư, lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu của Chính phủ điện tử. Nhiệm vụ đó đã và đang đặt ra những yêu cầu mới đối với công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc, đặc biệt là công chức, viên chức đang làm việc tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Nhận thức rõ điều đó, trong một vài năm trở lại đây, công chức, viên chức tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tham mưu, trình các cấp lãnh đạo ban hành những văn bản quy phạm pháp luật mở đầu cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Điển hình có thể kể đến như: Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định chuẩn thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 15/3/2020 quy định về công tác văn thư, trong đó có các quy định liên quan đến văn thư điện tử. Gần đây nhất, ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 - 2025” đặt ra lộ trình xây dựng và thực hiện Lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước tại Việt Nam.

2. Hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng Chính phủ điện tử

Mỗi công chức, viên chức và người lao động tâm huyết với công việc cần nắm bắt được mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình công tác trong từng thời kỳ lịch sử, cần phải tìm được câu trả lời cho câu hỏi “cơ quan, đơn vị mình phải làm gì trong bối cảnh Chính phủ điện tử? vị trí công tác của mình phải làm gì?”... Từ đó, mỗi công chức, viên chức mới có cơ sở để xây dựng kế hoạch cụ thể của bản thân phù hợp với việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đội ngũ công chức, viên chức công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nắm rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử. Nhiều công chức, viên chức nhận thấy rằng, văn thư điện tử là bước khởi đầu để thực hiện Chính phủ điện tử, lưu trữ điện tử là bước song hành và lưu giữ kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử. Chuyển đổi số trong công tác văn thư, xây dựng văn thư điện tử là điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công Chính phủ điện tử trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước và lưu trữ điện tử là yêu cầu tất yếu của Chính phủ điện tử. Chính vì vậy, xây dựng văn thư, lưu trữ điện tử là nhiệm vụ trọng tâm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

3. Hòa mình vào dòng chảy chung của cơ quan, đơn vị

Nhận thức được nhiệm vụ trọng tâm của Cục, của ngành trong giai đoạn hiện nay, mỗi công chức, viên chức cần  xác định rõ chức trách, nhiệm vụ tại vị trí công tác của mình để có những tham mưu cụ thể đối với việc thực hiện nhiệm vụ chung của Cục. Chẳng hạn, đội ngũ công chức nghiệp vụ đã và đang miệt mài trau dồi kiến thức chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử, để chuẩn bị thực hiện nhiệm vụ sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 phù hợp với tình hình mới. Công chức làm công tác tổ chức cán bộ cũng đang miệt mài tìm hiểu những tiêu chuẩn cụ thể đối với từng vị trí việc làm của văn thư, lưu trữ để xây dụng Đề án vị trí việc làm chuẩn và đề xuất chiến lược bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Viên chức làm công tác khoa học công nghệ cũng đang tìm tỏi, học hỏi kinh nghiệm của các nước tiên tiến trên thế giới để tìm ra những bài học bổ ích cho Việt Nam, thực hiện các nghiên cứu khoa học về công nghệ mới như: kho Lưu trữ số, bảo quản số, blockchain... cũng như nghiên cứu chuyển đổi các tiêu chuẩn quốc tế để áp dụng tại Việt Nam. Đội ngũ công chức, viên chức công nghệ thông tin cũng đang nỗ lực đề xuất xây dựng cơ sở hạ tầng trang thiết bị, nền tảng công nghệ, quy trình nghiệp vụ để tiếp nhận nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử đang hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Bên cạnh đó, việc thực hiện nghiêm túc trách nhiệm công vụ, nêu cao tinh thần đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin, sử dụng các mạng truyền thông xã hội cũng là yêu cầu đặt ra đối với đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ nhằm gìn giữ bí mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin của cơ quan, tổ chức, quốc gia, dân tộc. Bởi lẽ, khi làm việc trong môi trường điện tử với các thiết bị thông minh, chỉ một chút sơ sảy của người công chức, viên chức cũng có thể dẫn đến những sai sót làm lọt lộ thông tin lên mạng xã hội hoặc bị tấn công mạng, tấn công hệ thống điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.

4. Giữ tâm trong sáng để làm việc khách quan, minh bạch

Một trong những mục tiêu của Chính phủ điện tử là tăng cường tính minh bạch trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước. Chính vì vậy, công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan nhà nước cần tiên phong thực hiện sự khách quan, minh bạch đối với công việc thường ngày của bản thân mình. Đó là sự khách quan trong giải quyết công việc, trong đánh giá kết quả hoạt động của cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số, tiếp cận với những vấn đề mới, còn có nhiều luồng quan điểm khác nhau trong cơ quan, đơn vị. Một công chức, viên chức không vụ lợi cá nhân, có tâm trong sáng sẽ nhìn nhận và đánh giá công việc và con người một cách khách quan, biết lắng nghe, tôn trọng và chấp nhận ý kiến của đồng nghiệp (kể cả những ý kiến khác biệt). Từ đó, công chức, viên chức sẽ chọn lọc, phân tích thông tin để đưa ra những ý kiến tham mưu mang lại hiệu quả cao trong công việc, đạt được mục đích chung của cơ quan, đơn vị, thậm chí là của ngành, lĩnh vực.

Tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, văn thư, lưu trữ điện tử vẫn là một phạm trù rất mới. Nhiều công chức, viên chức vẫn còn lúng túng trong việc tham mưu, đề xuất các quy định pháp lý về văn thư, lưu trữ điện tử cũng như tư vấn cho các cơ quan, tổ chức giải quyết các tình huống phát sinh trong thực tế. Việc tiếp cận những thông tin mới, vấn đề mới rất cần phát huy tính khách quan, minh bạch ở mỗi công chức, viên chức.

5. Dám nghĩ, dám đề xuất, dám làm, dám chịu trách nhiệm

Như đã đề cập ở phần mở đầu của bài viết, Chính phủ điện tử đã và đang đặt ra những yêu cầu mới đối với công tác văn thư, lưu trữ. Việc công khai, minh bạch thông tin của Chính phủ điện tử yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ phải cung cấp thông tin phục vụ sự quản lý điều hành của Chính phủ và đáp ứng nhu cầu thông tin của công dân 24/7, ở mọi lúc, mọi nơi. Đó cũng chính là yêu cầu cấp thiết của việc xây dựng Lưu trữ điện tử, Lưu trữ số trong các cơ quan nhà nước.

Nghĩ ra cái mới, đề xuất với các cấp lãnh đạo để xin chủ trương được làm cái mới, quyết tâm làm cái mới và chịu trách nhiệm trước những tham mưu, đề xuất của mình là những điều mà công chức, viên chức tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần nghĩ đến. Bởi lẽ, hầu hết đội ngũ công chức, viên chức đang làm việc tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều được đào tạo căn bản về văn thư, lưu trữ truyền thống, khi chuyển đổi sang văn thư, lưu trữ điện tử là tiếp nhận cái mới, có cơ hội nhưng cũng có thách thức. Chính vì vậy, dám nghĩ, dám đề xuất, dám làm, dám chịu trách nhiệm cần được phát huy trong đội ngũ công chức, viên chức. Tuy nhiên, cũng rất cần sự động viên, khích lệ, tạo điều kiện và định hướng của các cấp lãnh đạo để những bước đi đầu tiên của văn thư, lưu trữ điện tử được thuận lợi, tránh được những sai sót đáng tiếc.

6. Tự tạo đam mê, niềm vui và hứng thú trong công việc

Trên thực tế, không phải ai sinh ra đều được mặc định phù hợp với vị trí công việc mình đảm nhận, không phải ai cũng may mắn được làm đúng sở thích, ngành nghề đào tạo. Chính vì vậy, việc tự rèn luyện để có được niềm đam mê, tự tạo niềm vui, nuôi nhiệt huyết với công việc là những kỹ năng mềm cần có đối với mỗi công chức, viên chức:

- Hãy phấn đấu hết mình để làm tốt những nhiệm vụ được giao, cho dù là nhiệm vụ nhỏ nhất;

- Hãy giải quyết tốt các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, để có động lực làm việc, để thấy hạnh phúc khi được làm việc;

- Hãy đấu tranh đến cùng để bảo vệ cái đúng, nhưng nếu kết quả không như mong muốn thì hãy tìm sự lý giải theo chiều hướng tích cực nhất, để tự mình cảm thấy hài lòng, không để tâm tư riêng ảnh hưởng và chi phối công việc chung của cơ quan, tổ chức.

Tóm lại, mỗi một công chức, viên chức, người lao động ở vị trí công tác của mình, hàng năm đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đã là một điển hình tiên tiến của lĩnh vực đó, của vị trí công tác đó. Xã hội đã có sự phân công lao động tương đối hợp lý, thuận theo tự nhiên. Việc đánh giá, phân loại, bình bầu cho dù có chặt chẽ khoa học đến đâu cũng chỉ mang tính chất tương đối. Chính vì vậy, sự ghi nhận rõ ràng nhất là hiệu quả công việc mà mỗi công chức, viên chức hoàn thành, là những dấu ấn ghi lại đối với lĩnh vực công tác.

Vừa qua, đại hội thi đua yêu nước của các bộ, ngành, địa phương đã biểu dương hàng ngàn cá nhân điển hình tiên tiến xuất sắc đại diện cho các vị trí công tác khác nhau. Dù ở vị trí công tác nào, một công chức, viên chức có trách nhiệm và đạo đức công vụ, trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp, có tâm trong sáng, luôn sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao phó sẽ luôn là những điển hình tiên tiến được cơ quan, tổ chức, ngành nghề ghi nhận.

Nguồn: T.S Nguyễn Thị Chinh - Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư-Lưu trữ - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước