Quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và công dân được quy định ngay từ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia (năm 1982). Điều 11 của Pháp lệnh ghi rõ: “Các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học. Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng bộ trưởng”. Ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Điều 2 của Chỉ thị nêu Bộ Nội vụ có nhiệm vụ: “…chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả”. Khoản 3 Điều 29 Luật Lưu trữ (năm 2011) quy định các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm: “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý…”.

       Nhằm cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, từ năm 1987 đến nay, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành nhiều thông tư, quyết định về công tác thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định số 140-LB/CLT-TCTK ngày 23/10/1987 của Cục Lưu trữ nhà nước - Tổng cục Thống kê ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ. Các văn bản này quy định các cơ quan, tổ chức phải báo cáo số liệu thống kê hàng năm về các chỉ tiêu: tổng số lượt người khai thác, sử dụng tài liệu (tại phòng đọc, trực tuyến), tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng (theo loại hình), tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ; số lượng công cụ tra cứu… Tuy nhiên, các chỉ tiêu thống kê chuyên sâu về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả chưa được quy định. Mặt khác, trong nhiều năm qua, các Lưu trữ lịch sử cũng chưa điều tra, thống kê tổng thể về thực trạng, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Đối với độc giả là khách hàng của các Lưu trữ lịch sử chưa có điều tra, thống kê về mức độ hài lòng, mong muốn, nhu cầu… khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

       Xuất phát từ những lý do trên, để đánh giá thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả tại các Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2010 - 2019 và phân tích, dự báo xu thế của độc giả trong thời gian tới, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ đã đề xuất với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện Dự án “Điều tra, khảo sát thực trạng và dự báo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả tại các Lưu trữ lịch sử”. Dự án có 4 nhiệm vụ chính:

       - Một là, điều tra, thống kê thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả tại các Lưu trữ lịch sử: Thông tin về độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Các điều kiện phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Các hình thức, phương thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả; Tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng.

       - Hai là, điều tra, thống kê để dự báo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả tại các Lưu trữ lịch sử trong tương lai: Khả năng khai thác, sử dụng tài liệu trong tương lai; Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả; Mong muốn, đề xuất, kiến nghị của độc giả…

       - Ba là, điều tra, thống kê khả năng phục vụ độc giả của các Lưu trữ lịch sử trong tương lai: Đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí; Xây dựng, hoàn thiện công cụ tra cứu, công cụ hỗ trợ; Bổ sung, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ, hỗ trợ; Tổ chức khoa học, số hóa, giải mật, tu bổ phục chế… tài liệu lưu trữ để sẵn sàng phục vụ.

       - Bốn là, đề xuất các giải pháp về: Cơ chế, chính sách; Nghiệp vụ lưu trữ; Cơ sở vật chất; Nguồn nhân lực… đối với cơ quan quản lý, các Lưu trữ lịch sử để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả.

       Số liệu, thông tin điều tra, thống kê được thu thập chủ yếu thông qua các phiếu điều tra, khảo sát. Bên cạnh đó, để bổ sung, làm rõ thêm thông tin về thực trạng, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ dự kiến khảo sát thực tế tại 04 Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) và 10 Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; đồng thời gặp gỡ, phỏng vấn lãnh đạo, viên chức của một số Lưu trữ lịch sử và độc giả đã, sẽ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

       Theo kế hoạch, năm 2020, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ sẽ xây dựng phương án, các phiếu điều tra, thống kê; gửi, thu thập phiếu. Trên cơ sở kết quả thu được năm 2020, năm 2021, Trung tâm sẽ khảo sát thực tế tại các Lưu trữ lịch sử; xử lý số liệu, thông tin điều tra, thống kê và xây dựng các báo cáo, danh mục của Dự án.

       Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ hy vọng kết quả của Dự án sẽ góp phần cung cấp thông tin thống kê trung thực, đầy đủ, giúp cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ định hướng hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử trong thời gian tới. Việc phân tích, dự báo tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong tương lai sẽ là cơ sở quan trọng để các Lưu trữ lịch sử xây dựng chính sách, kế hoạch về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với xu thế phát triển đất nước và nhu cầu của độc giả.

       Để đạt được kết quả nêu trên, trong quá trình thực hiện Dự án Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ rất mong nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đặc biệt là sự phối hợp của Lãnh đạo, viên chức các Lưu trữ lịch sử và sự cộng tác của độc giả./.

Nguồn: Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư-Lưu trữ - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước