Thông tư gồm 4 Chương 21 Điều có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/8/2024 thay thế Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24 tháng 10 năm 2007 của Tổng Thanh tra ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo (TTCP).

1. Đối tượng áp dụng của Thông tư 06/2024/TT-TTCP bao gồm:

(1) Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước, Thủ trưởng cơ quan thanh tra, Thủ trưởng cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành, Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra, người được giao thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành.

(2) Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo; người được giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại, tố cáo.

(3) Lưu trữ cơ quan thực hiện lưu trữ hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.

Căn cứ tại Điều 4 Thông tư số 06/2024/TT-TTCP quy định về lưu trữ điện tử hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo như sau:

- Trong trường hợp các tài liệu cần lưu trữ trong hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo không có bản giấy theo quy định mà chỉ có bản điện tử thì người ra quyết định thanh tra, người giải quyết khiếu nại, người giải quyết tố cáo và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện việc thu thập, quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Về Lập hồ sơ thanh tra

Căn cứ tại Điều 6 Thông tư số 06/2024/TT-TTCP quy định về trình tự lập hồ sơ thanh tra như sau:

2.1. Mở hồ sơ

+ Hồ sơ được mở từ ngày người có thẩm quyền ký ban hành quyết định thanh tra;

+ Căn cứ vào kế hoạch tiến hành thanh tra đã được phê duyệt, người được giao lập hồ sơ mở và cập nhật thông tin ban đầu về hồ sơ.

2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

+ Người được giao lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình thanh tra vào hồ sơ đã mở, bảo đảm sự chính xác, toàn vẹn, hệ thống và đầy đủ của hồ sơ;

+ Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo nhóm quy định tại Điều 7 Thông tư số 06/2024/TT-TTCP. 

2.3 Kết thúc hồ sơ

+ Hồ sơ được kết thúc vào ngày người có thẩm quyền ban hành văn bản tổ chức thực hiện kết luận thanh tra;

+ Người được giao lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại bản trùng, bản nháp ra khỏi hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.

3. Các văn bản chủ yếu, văn bản, tài liệu do Đoàn thanh tra ban hành trong hồ sơ thanh tra

Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 7 Thông tư số 06/2024/TT-TTCP quy định về hồ sơ thanh tra bao gồm:

(1) Nhóm 1 về các văn bản chủ yếu, bao gồm:

- Văn bản chỉ đạo, yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền là căn cứ ra quyết định thanh tra (nếu có);

- Báo cáo kết quả thu thập thông tin để chuẩn bị thanh tra (nếu có);

- Quyết định thanh tra; văn bản đình chỉ, bổ sung, thay đổi Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra (nếu có);

- Kế hoạch tiến hành thanh tra; kế hoạch sửa đổi, bổ sung nội dung kế hoạch tiến hành thanh tra (nếu có);

- Báo cáo kết quả thanh tra;

- Các văn bản kết luận, chỉ đạo xử lý, quyết định xử lý của người ra quyết định thanh tra hoặc cấp có thẩm quyền; văn bản thực hiện quyền của người ra quyết định thanh tra;

- Quyết định gia hạn thời hạn thanh tra, quyết định tạm dừng cuộc thanh tra, quyết định tiếp tục cuộc thanh tra, quyết định đình chỉ cuộc thanh tra (nếu có);

- Kết luận thanh tra;

- Văn bản kiến nghị khởi tố và chuyển hồ sơ vụ việc, tài liệu có liên quan đến cơ quan điều tra; văn bản thông báo kết quả giải quyết vụ việc của cơ quan điều tra (nếu có);

- Văn bản công khai kết luận thanh tra;

- Văn bản tổ chức thực hiện kết luận thanh tra.

(2) Nhóm 2 về các văn bản, tài liệu do Đoàn thanh tra ban hành trong quá trình thực hiện thanh tra, bao gồm:

- Văn bản, đề cương yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo về nội dung thanh tra;

- Biên bản công bố quyết định thanh tra;

- Biên bản do Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra lập khi làm việc với đối tượng thanh tra và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung thanh tra;

- Báo cáo tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra với người ra quyết định thanh tra;

- Văn bản, quyết định thực hiện quyền của Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra (nếu có);

- Văn bản, báo cáo xác minh các nội dung thanh tra của Đoàn thanh tra hoặc các thành viên Đoàn thanh tra;

- Văn bản, báo cáo người ra quyết định thanh tra, văn bản thông báo với đối tượng thanh tra về việc kết thúc thanh tra trực tiếp;

- Văn bản phân công nhiệm vụ của Trưởng đoàn thanh tra cho thành viên Đoàn thanh tra; Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của thành viên Đoàn thanh tra;

- Biên bản họp của Đoàn thanh tra về dự thảo báo cáo kết quả thanh tra;

- Biên bản làm việc với đối tượng thanh tra về việc giải trình tại cuộc họp đối với nội dung của dự thảo kết luận thanh tra (nếu có);

- Biên bản họp, làm việc của người ra quyết định thanh tra, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc thanh tra với Đoàn thanh tra và thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì họp, làm việc (nếu có);

- Văn bản bảo lưu ý kiến của Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra (nếu có) đối với dự thảo báo cáo kết quả thanh tra, dự thảo kết luận thanh tra;

- Nhật ký Đoàn thanh tra;

- Biên bản họp tổng kết hoạt động của Đoàn thanh tra.

(3) Nhóm 3 về văn bản, tài liệu do đối tượng thanh tra cung cấp, bao gồm:

a) Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra theo đề cương, yêu cầu của Đoàn thanh tra;

b) Thông tin, tài liệu do đối tượng thanh tra cung cấp có liên quan đến nội dung thanh tra trong quá trình thanh tra;

c) Thông tin, tài liệu do đối tượng thanh tra cung cấp, giải trình về các nội dung của dự thảo kết luận thanh tra (nếu có).

(4) Nhóm 4 về các văn bản, tài liệu khác, bao gồm:

a) Dự thảo kết luận thanh tra trình người ra quyết định thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp, dự thảo kết luận thanh tra gửi thẩm định (nếu có);

b) Văn bản báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp về dự thảo kết luận thanh tra; văn bản ghi ý kiến của Thủ trưởng cơ quan quản lý cùng cấp về dự thảo kết luận thanh tra; văn bản tiếp thu, giải trình các ý kiến của Thủ trưởng cơ quan quản lý cùng cấp về dự thảo kết luận thanh tra (nếu có);

c) Văn bản xin ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về một hoặc một số nội dung của dự thảo kết luận thanh tra; văn bản trả lời của cơ quan, tổ chức, cá nhân về nội dung được xin ý kiến (nếu có);

d) Quyết định giám sát, kế hoạch giám sát, báo cáo kết quả giám sát hoạt động của Đoàn thanh tra và các tài liệu khác có liên quan (nếu có);

đ) Văn bản phân công thẩm định dự thảo kết luận thanh tra; báo cáo kết quả thẩm định dự thảo kết luận thanh tra; báo cáo tiếp thu, giải trình ý kiến thẩm định dự thảo kết luận thanh tra và các tài liệu khác có liên quan (nếu có);

e) Văn bản cung cấp thông tin, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có);

g) Văn bản trưng cầu giám định, kết luận giám định và các tài liệu khác có liên quan (nếu có);

h) Đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh và văn bản giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh liên quan đến trách nhiệm của Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra (nếu có);

i) Tài liệu khác có liên quan (nếu có).

4. Các văn bản chủ yếu, văn bản, tài liệu trong hồ sơ giải quyết Khiếu nại

Tại Điều 11 Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định rõ về 03 nhóm văn bản trong hồ sơ giải quyết khiếu nại như sau:

- Nhóm 1 về các văn bản chủ yếu, bao gồm:

+ Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi nội dung khiếu nại trực tiếp; văn bản ủy quyền của người khiếu nại; văn bản cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại (nếu có);

+ Thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại;

+ Báo cáo kết quả kiểm tra lại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật cán bộ, công chức bị khiếu nại (nếu có);

+ Văn bản giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại (nếu có); quyết định xác minh nội dung khiếu nại;

+ Văn bản gia hạn thời hạn giải quyết khiếu nại (nếu có);

+ Đơn rút khiếu nại, thông báo về việc đình chỉ giải quyết khiếu nại (nếu có); g) Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại;

+ Quyết định giải quyết khiếu nại;

+ Văn bản công khai quyết định giải quyết khiếu nại.

- Nhóm 2 về các văn bản, tài liệu được ban hành trong quá trình giải quyết khiếu nại, bao gồm:

+ Văn bản đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại;

+ Biên bản làm việc với người khiếu nại, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;

+ Văn bản thông báo về việc tổ chức đối thoại; biên bản đối thoại; báo cáo kết quả đối thoại trong trường hợp người giải quyết khiếu nại phân công hoặc giao nhiệm vụ đối thoại;

+ Quyết định trưng cầu giám định, văn bản đề nghị giám định; kết quả giám định (nếu có);

+ Quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại; quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ (nếu có).

- Nhóm 3 về thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập được trong quá trình giải quyết khiếu nại, bao gồm:

+ Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại do người khiếu nại, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan cung cấp;

+ Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại do người bị khiếu nại cung cấp;

+ Thông tin, tài liệu, bằng chứng do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác cung cấp (nếu có);

+ Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng;

+ Văn bản, báo cáo của người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; văn bản giải trình của người bị khiếu nại về quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại (nếu có);

+ Tài liệu khác có liên quan (nếu có).

4. Các văn bản chủ yếu, văn bản, tài liệu ban hành trong hồ sơ giải quyết tố cáo

Tại Điều 15 Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định rõ về 03 nhóm văn bản trong hồ sơ giải quyết tố cáo như sau:

- Nhóm 1 về các văn bản chủ yếu, bao gồm:

+ Đơn tố cáo hoặc văn bản ghi nội dung tố cáo trực tiếp;

+ Báo cáo hoặc biên bản kiểm tra, xác minh thông tin cá nhân của người tố cáo (nếu có);

+ Quyết định thụ lý tố cáo;

+ Thông báo việc thụ lý tố cáo;

+ Thông báo nội dung tố cáo;

+ Văn bản giao xác minh nội dung tố cáo; quyết định thành lập Đoàn (Tổ) xác minh nội dung tố cáo (nếu có);

+ Quyết định gia hạn giải quyết tố cáo (nếu có);

+ Đơn rút tố cáo; biên bản ghi nhận việc rút tố cáo (nếu có);

+ Quyết định tạm đình chỉ việc giải quyết tố cáo; quyết định tiếp tục giải quyết tố cáo (nếu có);

+ Báo cáo kết quả xác minh nội dung tố cáo;

+ Kết luận nội dung tố cáo hoặc quyết định đình chỉ việc giải quyết tố cáo (nếu có);

+ Văn bản về việc công khai kết luận nội dung tố cáo; thông báo kết quả giải quyết tố cáo cho người tố cáo;

+ Quyết định xử lý của người giải quyết tố cáo, văn bản kiến nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền áp dụng biện pháp xử lý.

- Nhóm 2 về các văn bản, tài liệu được ban hành trong quá trình giải quyết tố cáo, bao gồm:

+ Văn bản đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung tố cáo;

+ Biên bản các cuộc họp, làm việc với người tố cáo, người bị tố cáo, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến nội dung tố cáo;

+ Biên bản xác minh nội dung tố cáo;

+ Văn bản trưng cầu giám định; kết quả giám định (nếu có).

- Nhóm 3 về thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập được trong quá trình giải quyết tố cáo, bao gồm:

+ Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung tố cáo do người tố cáo, người bị tố cáo cung cấp; biên bản giao nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng;

+ Văn bản giải trình của người bị tố cáo;

+ Thông tin, tài liệu có liên quan đến nội dung tố cáo do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác cung cấp (nếu có);

+ Tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Xem toàn văn Thông tư tại đây.