Theo Nghị định này, việc việc tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư để Nhân dân bàn và quyết định được thực hiện như sau:

Bước 1. Công tác chuẩn bị

- Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố (TDP) chủ trì, phối hợp với Ban công tác Mặt trận ở thôn, TDP xây dựng Kế hoạch tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư.

- Nội dung Kế hoạch tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư gồm: Thời gian, địa điểm, nội dung hội nghị và tổ chức thực hiện.

- Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP, Trưởng Ban công tác Mặt trận ở thôn, TDP, Trưởng ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn trực tiếp hoặc phân công thành viên chuẩn bị báo cáo trình bày tại Hội nghị.

- Kế hoạch tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư được gửi tới UBND cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã và Ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn để báo cáo, thống nhất trước khi thực hiện.

Bước 2. Tổ chức hội nghị định kỳ.

- Triệu tập hội nghị định kỳ của thôn, TDP:

+ Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP thông báo triệu tập hội nghị định kỳ của thôn, TDP. Thông báo triệu tập nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung tổ chức hội nghị định kỳ của thôn, TDP; thành phần triệu tập tham dự hội nghị.

+ Thành phần tham dự hội nghị định kỳ là đại diện các hộ gia đình trong thôn, TDP. Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP quyết định việc mời đại diện UBND cấp xã, đại diện các cơ quan, tổ chức có liên quan tham dự hội nghị.

+ Thông báo triệu tập phải được gửi trực tiếp tới hộ gia đình chậm nhất 05 ngày trước ngày tổ chức hội nghị bằng văn bản hoặc qua hệ thống truyền thanh của thôn, TDP, qua ứng dụng mạng xã hội hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật do thôn, TDP thống nhất thiết lập. Trường hợp cần thiết, Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP thông báo trực tiếp tới hộ gia đình.

- Trình tự tổ chức hội nghị định kỳ:

+ Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và nội dung hội nghị, giới thiệu thư ký hội nghị.

Thư ký hội nghị có trách nhiệm ghi biên bản tại hội nghị.

+ Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP trình bày báo cáo về tình hình của thôn, TDP, kết quả thực hiện các nội dung đã được cộng đồng dân cư bàn và quyết định.

+ Đại diện Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố trình bày báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình, kết quả thực hiện dân chủ ở thôn, TDP và trên địa bàn cấp xã.

+ Thành viên Ban Thanh tra nhân dân được bầu tại thôn, TDP trình bày báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, xem xét, xác minh theo kiến nghị của Nhân dân trên địa bàn.

+  Đại diện các hộ gia đình thảo luận, tham gia ý kiến, đề xuất, kiến nghị.

+ Thông tin, trao đổi, tiếp thu và giải trình ý kiến, đề xuất, kiến nghị của cộng đồng dân cư đối với các nội dung thuộc thẩm quyền.

+ Thông qua các nội dung được trình bày tại hội nghị.

+ Biểu dương cá nhân, hộ gia đình có thành tích trong việc thực hiện các hoạt động của cộng đồng dân cư.

+  Kết luận hội nghị.

Sau khi kết thúc hội nghị, Trưởng thôn, Tổ trưởng TDP có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản kết quả hội nghị gửi đến UBND cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã./.