1. Về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Cấu trúc dữ liệu đối với hồ sơ, tài liệu hành chính của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP  ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25/12/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, hệ thống thôn tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia chuyên ngành”.

Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại khoản 3, Điều 11, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẽ giữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.

2. Về nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Các nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm: Tiêu chuẩn, xác định giá trị, lập hồ sơ, thu thập, bảo quản, bảo đảm an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải bảo đảm đầy đủ yêu cầu và chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hai (02) Hệ thống này phải được kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẽ dữ liệu số của cơ quan nhà nước để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Trong thời gian hoàn thiện giải pháp kỹ thuật kết nối giữa Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cần được tiếp tục lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản này và văn bản số 5614/BNV-VTLTNN ngày 09/11/2021 của Bộ Nội vụ về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử./.

Tải Công văn số 1983/BNV-VTLTNN và Công văn số 5614/BNV-VTLTNN đính kèm theo bài viết./.

Phòng Văn thư - Lưu trữ