Tài liệu Lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3, Điều 2, Luật
Lưu trữ năm 2011).
Cùng với các địa phương trong cả nước,
hiện nay Nam Định đang tiến hành sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp
xã giai đoạn 2023-2030 theo tinh thần Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH ngày 12
tháng 07 năm 2023 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Về việc sắp xếp đơn vị hành
chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023 – 2030. Quá trình sắp xếp đơn vị
hành chính cấp huyện, cấp xã ít nhiều sẽ tác động đến việc quản lý tài liệu lưu
trữ của các cơ quan, đơn vị. Tại Điều 24, Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định: Quản
lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập,
giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải
thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập,
giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải
thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau
đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản
theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định
chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp
nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ,
tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài
liệu theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh
lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao
nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý
tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ;
trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không
có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định
của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh
trực tiếp hoạt động của các cơ quan, được hình thành do chính hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực thi những chức
năng nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp quy định.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa là giá trị
chứng cứ hoặc giá trị thông tin chứa trong đó có thể cung cấp bằng chứng hoặc
cung cấp thông tin có ảnh hưởng ở mức độ nhất định nào đó tới quá trình và kết
quả hoạt động xã hội trong các lĩnh vực như: chính trị, khoa học, kinh tế và
các lĩnh vực khác. Thực tiễn đã chứng minh: bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ,
là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng
làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc tìm ở đấy những thông tin
cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và
đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định
về quản lý, về giáo dục truyền thống yêu nước, về chủ nghĩa anh hùng cách mạng.
Việc thực hiện Luật lưu trữ về quản lý
tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải
thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể,
chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản và ý nghĩa của tài liệu Lưu trữ đã nêu
ở trên, hi vọng trong thời gian tới tỉnh Nam Định thực hiện sắp
xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã thì việc quản lý tài liệu lưu trữ
được thực hiện đúng quy định, không để xảy ra những trường hợp đáng tiếc: tài
liệu bị tích đống, mối mọt, mất tài liệu, tài liệu bị phân tán, không được tập
trung./.